Kallelse till extra bolagsstämma i Nivika Fastigheter AB

förutsättningar för deltagande

Aktieägare som vill delta i stämman ska:

(i)                   vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken måndagen den 12 augusti 2024,

(ii)                 anmäla sin avsikt att delta till bolaget senast onsdagen den 14 augusti 2024.

Anmälan om deltagande kan ske skriftligen till bolaget på adress Nivika Fastigheter AB, "Extra bolagsstämma", c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm, Sverige eller per telefon 08-4029133 vardagar mellan klockan 09:00 och 16:00 eller per e-post till GeneralMeetingService@euroclear.com.Vid anmälan vänligen uppge namn eller företagsnamn, personnummer eller organisationsnummer, adress och telefonnummer dagtid. För anmälan av biträden gäller anmälningsförfarande enligt ovan. En aktieägare som utövar sin rösträtt genom poströstning behöver inte särskilt anmäla sitt deltagande i stämman, se nedan under poströstning.

FörvaLTARREGISTRERADE AKTIER

Den som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att ha rätt att delta i stämman, genom förvaltares försorg låta registrera aktierna i eget namn, så att vederbörande är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken måndagen den 12 augusti 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig.

Poströstning

Aktieägare kan utöva sin rösträtt vid stämman genom poströstning. Vid poströstning ska ett särskilt formulär användas, vilket finns tillgängligt på bolagets webbplats, www.nivika.se. Poströstningsformuläret kan också erhållas hos bolaget eller genom kontakt med Euroclear Sweden AB på kontaktuppgifter enligt ovan. För de beslutspunkter på dagordningen där styrelsen har lämnat förslag finns möjlighet att rösta Ja eller Nej, vilket tydligt framgår i poströstningsformuläret. Det går också att avstå från att rösta i enskild beslutspunkt.

Poströsten ska vara bolaget tillhanda enligt nedan senast onsdagen den 14 augusti 2024. Anmälan till stämman behöver inte ske särskilt då poströstningsformuläret också gäller som anmälan. Aktieägare kan även avge poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via Euroclear Sweden AB:s webbplats https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy. Sådana elektroniska röster måste avges senast onsdagen den 14 augusti 2024.

Komplett formulär, inklusive eventuella bilagor, skickas med e-post till GeneralMeetingService@euroclear.comalternativt med post i original till Nivika Fastigheter AB, "Extra bolagsstämma", c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm. Om aktieägaren är en juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen biläggas formuläret. Detsamma gäller om aktieägaren poströstar genom ombud.

Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar framgår av poströstningsformuläret.

oMBUD OCH FULLMAKTSFORMULÄR

Den som inte är personligen närvarande vid stämman får utöva sin rösträtt vid stämman genom ombud med skriftlig, undertecknad och daterad fullmakt. Ett fullmaktsformulär finns på bolagets webbplats, www.nivika.se. Fullmaktsformuläret kan också erhållas hos bolaget eller beställas genom kontakt med Euroclear Sweden AB på kontaktuppgifter enligt ovan. Om fullmakt utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas. Fullmakt får inte vara äldre än ett år om det inte anges längre giltighetstid i fullmakten, dock längst fem år. För att underlätta inpasseringen vid stämman bör fullmakt, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara bolaget tillhanda i god tid före stämman.

Förslag till dagordning

1. Öppnande av stämman
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Val av en eller två justerare
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Beslut om ändring av bolagsordningen
8. Beslut om arvode till styrelsens ledamöter
9. Beslut om antagande av reviderad valberedningsinstruktion
10. Stämmans avslutande

Beslutsförslag

Punkt 2 - Val av ordförande vid stämman

Styrelsen föreslår advokat Victoria Skoglund, eller vid förhinder för henne, den som styrelsen istället anvisar som ordförande vid stämman.

Punkt 7 - Beslut om ändring av bolagsordningen

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om ändring av bolagets bolagsordning innebärandes en omläggning av räkenskapsåret enligt i huvudsak följande.

Befintlig lydelse:

§ 12 Räkenskapsår

Bolagets räkenskapsår skall omfatta tiden 1/9 - 31/8.

Föreslagen lydelse:

§ 12 Räkenskapsår

Bolagets räkenskapsår ska omfatta tiden 1/1 - 31/12.

Därutöver föreslås ändringar av redaktionell karaktär.

Styrelsen, eller den styrelsen utser, ska ha rätt att besluta om de mindre ändringar i beslutet som kan erfordras i samband med registrering av beslutet vid Bolagsverket eller på grund av andra formella krav.

Vid omläggningen av räkenskapsåret kommer räkenskapsåret att omfatta perioden 1 september 2023 - 31 december 2024.

Punkt 8 - Beslut om arvode till styrelsens ledamöter

Mot bakgrund av förslaget under punkt 7 om omläggning av bolagets räkenskapsår, från brutet räkenskapsår till kalenderår, och att bolagets innevarande räkenskapsår därmed förlängs fram till 31 december 2024, föreslår valberedningen att arvodet till styrelsen samt ersättningen för utskottsarbete justeras i förhållande till det beslut som fattades av årsstämman den 5 februari 2024.

Valberedningen föreslår därför att arvode till styrelsens ledamöter ska utgå med 685 000 kronor till styrelsens ordförande, med 335 000 kronor vardera till övriga stämmovalda ledamöter som är oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare och med 265000 kronor vardera till övriga stämmovalda ledamöter som är beroende i förhållande till bolagets större aktieägare. Vidare föreslås arvode till ordföranden i revisionsutskottet utgå med 65 000 kronor och arvode till ledamot i revisionsutskottet utgå med 35000 kronor. Arvode ska dock ej utgå till ledamot som är anställd av bolaget.

Förslaget ska ersätta tidigare beslut från årsstämman den 5 februari 2024 om ersättning till styrelsens ledamöter för tiden fram till slutet av nästa årsstämma. Förändringen innebär ingen väsentlig förändring av arvodena beräknade månadsvis utan utgör endast en justering av arvodena utifrån det förlängda räkenskapsåret, som medför en förlängd mandatperiod.

Detta beslut är villkorat av att bolagsstämman antar styrelsens förslag om omläggning av räkenskapsår enligt punkt 7.

Punkt 9 - Beslut om antagande av reviderad valberedningsinstruktion

Valberedningen föreslår att stämman beslutar att anta en reviderad valberedningsinstruktion enligt i huvudsak följande.

Valberedningen föreslår att det första stycket under punkt 1 i nu gällande valberedningsinstruktion, som antogs på extra bolagsstämma den 26 oktober 2023, ändras enligt följande:

Befintlig lydelse: Valberedningen ska utgöras av representanter för de till röstetalet fem största aktieägarna i Nivika Fastigheter AB (publ) ("Bolaget") baserat på den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per den sista bankdagen i april varje år och övrig tillförlitlig ägarinformation som tillhandahållits Bolaget vid denna tidpunkt.

Föreslagen lydelse: Valberedningen ska utgöras av representanter för de till röstetalet fyra största aktieägarna i Nivika Fastigheter AB (publ) ("Bolaget") baserat på den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per den sista bankdagen i augusti varje år och övrig tillförlitlig ägarinformation som tillhandahållits Bolaget vid denna tidpunkt.

SÄRSKILDA MAJORITETSKRAV

För giltigt beslut enligt punkt 7 ska förslaget biträdas av aktieägare som representerar minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

Handlingar

Samtliga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer att finnas tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats och skickas genast och utan kostnad för mottagaren till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer dessutom att finnas tillgängliga på stämman.

Antal aktier och röster

Per dagen för denna kallelse uppgår det totala antalet aktier bolaget till 95885 594 och det totala antalet röster i bolaget till 319848794. Bolaget äger 124 500 egna aktier per dagen för denna kallelse.

Upplysningar PÅ STÄMMAN

Aktieägarna erinras om sin rätt att vid stämman begära upplysningar från styrelsen och den verkställande direktören enligt 7 kap. 32 och 57 §§ aktiebolagslagen.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas, vänligen se:

https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

_____________

Värnamo i juli 2024

Nivika Fastigheter AB (publ)

Styrelsen